U herkent het misschien wel: steeds meer organisaties vragen om een kopie van uw legitimatiebewijs. U bent echter niet (altijd) verplicht om die aan hen te geven. Er kan misbruik gemaakt worden van deze kopieën. Het advies luidt dat u nooit zomaar uw identiteitsbewijs af moet geven voor het maken van een kopie.Geeft u wel een kopie af, dan kunt u om identiteitsfraude te voorkomen het volgende doen. U kunt op de kopie schrijven dat het een kopie betreft, voor wie de kopie bedoeld is en de datum waarop u de kopie heeft afgegeven. Daarnaast kunt u uw Burgerservicenummer doorstrepen.
Een klein aantal organisaties mag wel een kopie van uw identiteitsbewijs maken. Zo is de notaris wettelijk verplicht de identiteit van cliënten te controleren en vast te stellen. Dat doet de notaris aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Dit kan een paspoort, een identiteitskaart of een Nederlands rijbewijs zijn. Notarissen vragen u daarom bij ieder notarisbezoek uw legitimatiebewijs mee te nemen, ook als u eerder aan de notaris uw legitimatiebewijs heeft laten zien. Op grond van de wet mag de notaris een kopie maken van het legitimatiebewijs en moet de notaris dit bewaren.
Het verzamelen en verder gebruiken van persoonsgegevens voor identificatie is aan regels gebonden. Deze regels staan in de Wet bescherming persoonsgegevens. Vanaf 25 mei 2018 zal de privacywetgeving verscherpt worden door inwerkingtreding van de Algemene verordening gegevensbescherming. Vanaf die datum geldt de Wet bescherming persoonsgegevens niet meer.
Tevens is de notaris verplicht ‘ongebruikelijke transacties’ te melden. Wat houdt dat precies in? De notaris is, net als advocaten en accountants, verplicht ongebruikelijke transacties te melden bij een meldpunt van de overheid. Dit geldt ook voor de voorbereiding van een dergelijke transactie. De notaris controleert voorgenomen transacties van de cliënt aan de hand van een lijst van indicatoren. Zo is de notaris bijvoorbeeld verplicht een melding doen als de cliënt bij de transactie een bedrag wil betalen van meer dan 15.000 euro in contanten.
De overheid staat het de notaris niet toe de cliënt op de hoogte te brengen van de melding. De notaris heeft geen meldingsplicht in de oriënterende fase, dat is de fase voordat de notaris daadwerkelijk start met de dienstverlening ten behoeve van de cliënt. De cliënt moet immers vrij zijn om in deze oriënterende fase alles met de notaris te bespreken.
Wilt u meer weten over dit onderwerp of over andere notariële zaken, neemt u dan contact op met ons kantoor.
Ook kunt u op maandag, woensdag en vrijdag tussen 12.00 en 13.00 uur zonder afspraak bij ons binnenlopen voor een gratis juridisch adviesgesprek van ongeveer vijftien minuten.