Statuten van stichtingen en verenigingen bevatten nogal eens de bepaling dat alle bestuursleden worden benoemd voor een bepaalde maximale termijn. Daarbij is dan meestal vermeld dat herbenoeming van een bestuurslid éénmaal of meerdere malen mogelijk is. Wat nu als de termijn is verlopen en verzuimd is de betreffende – nog steeds als bestuurslid fungerende personen – te herbenoemen?De rechter heeft inmiddels al geoordeeld dat een stilzwijgende herbenoeming niet mogelijk is indien in statuten expliciet is bepaald dat bestuursleden die voor een bepaalde maximale termijn zijn benoemd, kunnen worden herbenoemd.
Zeker bij verenigingen en stichtingen is het denkbaar dat bestuursleden, onwetend van de consequenties van de bepalingen in statuten, na verloop van hun zittingstermijn toch aanblijven en zich blijven gedragen als bestuurder.
Juridisch heeft dit tot gevolg dat bestuursbesluiten, die na het verlopen van de zittingstermijn zijn genomen, in beginsel niet geldig zijn. Die besluiten worden geacht nooit bestaan te hebben! Dit kan alleen anders zijn als er nog voldoende andere bestuursleden zijn waarvan de zittingstermijn nog niet is verlopen. In de statuten is echter vaak een bepaling opgenomen dat bepaalde bestuursbesluiten alleen kunnen worden genomen indien er geen vacature is. Die vacature is er op het moment dat één van de bestuursleden niet meer in functie is, ook door het einde van zijn benoemingsduur.
Dit probleem komt meestal aan het licht op het moment dat er een notariële akte nodig is (bijvoorbeeld bij een statutenwijziging). De notaris controleert daarbij onder meer of het betreffende bestuursbesluit rechtsgeldig is genomen. Vaak stuit de notaris dan op onbevoegde bestuursleden aangezien deze personen juridisch gezien geen bestuurslid meer zijn.
In het slechtste scenario, hetgeen in de praktijk helaas nog veelvuldig voorkomt, zijn alle bestuursleden bij een stichting over hun benoemingsduur heen. Als de statuten bepalen dat het bestuur, ingeval van een stichting, zelf in vacatures in het bestuur dient te voorzien (coöptatie), dan is er is niemand die een nieuw bestuur kan benoemen. Ook indien het bestuur de statuten wil wijzigen om bijvoorbeeld de benoemingsduur op te rekken, realiseert men zich meestal niet dat hiervoor een rechtsgeldig besluit tot statutenwijziging moet worden genomen wat dan ook niet meer mogelijk is. De enige oplossing is vervolgens een gang naar de rechtbank met het verzoek in de vacatures van het bestuur te voorzien. Dit brengt echter veel kosten met zich mee.
Kortom, het is van belang te weten wanneer van iedere bestuurder de zittingstermijn eindigt, zodat tijdig een eventuele herbenoeming geagendeerd kan worden.
Wij, van Westvest Notarissen, kunnen u helpen bij het beoordelen van de statuten van een stichting of vereniging en controleren of het huidige bestuur rechtsgeldig besluiten kan nemen.
Wilt u meer weten over dit onderwerp of over andere notariële zaken, neemt u dan contact op met ons kantoor.
Ook kunt u op maandag, woensdag en vrijdag tussen 12.00 en 13.00 uur zonder afspraak bij ons binnenlopen voor een gratis juridisch adviesgesprek van ongeveer vijftien minuten.